Toisinaan kokonaisuus saattaa vaikuttaa hyvin saavutettavalta, mutta yksityiskohdissa paljastuu hankalia asioita. Tämä pitää paikkaansa myös tiedostojen suhteen. Word- tai PowerPoint -tiedoston muuntaminen saavutettavaksi pdf-tiedostoksi on pääpiirteissään helppoa: Kun varmistaa lähdetiedoston saavutettavuuden ja muuntaa tiedoston oikein pdf-muotoon, saadaan saavutettava pdf-tiedosto. Paitsi, että jotkin yksityiskohdat voivat aiheuttaa ongelmia.

Tässä kirjoitussarjan toisessa osassa käydään läpi, miten lain saavutettavuusvaatimusten täyttäminen erilaisten asiakirjatiedostojen kohdalla käytännössä tarkoittaa. Kirjoitus käsittelee tavanomaisia, yleisillä toimisto-ohjelmilla tehtyjä tiedostoja: MS Wordia, MS PowerPointia sekä pdf-tiedostoja. Näihin toimisto-ohjelmien tiedostomuotoihin viitataan tästedes sanalla ’tiedosto’.

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta edellyttää, että myös verkkosivuilla julkaistavat tiedostot täyttävät saavutettavuusvaatimukset. Tällaisia tiedostoja ovat esimerkiksi pdf-muodossa julkaistu vuosikertomus, PowerPoint-ohjelmalla tuotettu projektin loppuraportti, ilmoittautumislomake tai tilastojulkaisu.