3/3: Hankalat yksityiskohdat

Toisinaan kokonaisuus saattaa vaikuttaa hyvin saavutettavalta, mutta yksityiskohdissa paljastuu hankalia asioita. Tämä pitää paikkaansa myös tiedostojen suhteen. Word- tai PowerPoint -tiedoston muuntaminen saavutettavaksi pdf-tiedostoksi on pääpiirteissään helppoa: Kun varmistaa lähdetiedoston saavutettavuuden ja muuntaa tiedoston oikein pdf-muotoon, saadaan saavutettava pdf-tiedosto. Paitsi, että jotkin yksityiskohdat voivat aiheuttaa ongelmia.

Aiemmissa kirjoituksissa (Saavutettavuusvaatimukset koskevat myös asiakirjatiedostoja ja Kuinka tehdä saavutettavia tiedostoja: perusteet) olemme käsitelleet saavutettavien tiedostojen tuottamista. Tässä osassa keskitymme hankaliin yksityiskohtiin ja pyrimme antamaan joitain ratkaisuja ongelmiin. Samoja ongelmia voi ratkoa monin eri tavoin, joten tässä kirjoituksessa annettuihin ohjeisiin voi suhtautua ehdotuksina.

Ohjelmistojen tuottajat kehittävät jatkuvasti saavutettavuuteen liittyviä toimintoja. Kannattaakin käyttää uusimpia ohjelmaversioita, jos se vain on mahdollista. Kun ottaa käyttöön uuden version, on myös hyvä tutustua siihen, millaisia muutoksia tai uudistuksia ohjelmassa on saavutettavuuteen liittyvissä asioissa.

Vältä näitä Wordin kompastuskiviä

Helpoin keino välttää saavutettavuusongelmat Word-tiedostoissa ja niistä muunnetuissa pdf-versioissa on käyttää vain sellaisia elementtejä, joihin avustava teknologia pääsee helposti käsiksi ja joiden muunnos pdf-muotoon onnistuu. Esimerkiksi WordArt, SmartArt ja tekstin asetteluun käytetyt taulukot eivät välttämättä ole saavutettavia. Hankalia ovat myös kuvat, jotka on ankkuroitu tiettyyn kohtaan sivua eivätkä ne ole tekstin tasossa. Ruudunlukuohjelmat eivät välttämättä pääse käsiksi tällaisiin kuviin eivätkä siten myöskään niiden vaihtoehtoisiin teksteihin.

Tarkkana ylä- ja alatunnisteiden kanssa

Ylä- ja alatunnisteet ovat saavutettavuuden kannalta hankalia, sillä tällä hetkellä ruudunlukuohjelmat eivät yleensä kerro tunnisteiden sisällöistä, ellei ruudunlukuohjelman käyttäjä osaa niitä itse Word-asiakirjassa hakea. Tämän vuoksi ylä- tai alatunnisteisiin ei pidä sijoittaa sellaista lukijalle tärkeää tietoa, jota ei leipätekstissä ole. Sijoita siis esimerkiksi päiväys mieluummin leipätekstiin. Joka sivulla toistuvat yhteystiedot ja muut tekstit, jotka silmäillessä ohittaisi, voivat olla ylä- tai alatunnisteessa, kunhan vaikkapa lisätietojen antajan tiedot on annettu leipätekstissä.

Jos Word-tiedoston muuntaa pdf-muotoon, on hyvä tietää, että tällä hetkellä ylä- tai alatunnisteiden sisällöistä ei synny pdf-tiedostoon tarvittavia koodimerkintöjä. Jos haluat varmistaa, että tunnisteissa olevat tiedot ovat pdf:ssä kaikkien saavutettavissa, korjaa pdf-tiedostoa.

Sivunumerot sijoittuvat ylä- tai alatunnisteisiin, mutta se ei ole ongelma, jos sivunumerointi alkaa ykkösestä. Ruudunlukuohjelmat kertovat käyttäjälle aktiivisen sivun, vaikka eivät pääsisi alatunnisteessa olevan sivunumeroon.

Taulukoiden käyttäminen

Tietoja sisältävät taulukot on syytä tehdä Wordin oman taulukkotyökalun avulla tai tuoda Excelistä. Kannattaa kuitenkin miettiä, onko taulukko paras tapa esittää tieto. Etenkin laajat, monia otsikkotasoja sisältävät taulukot ovat usein vaikeita ymmärtää.

Toisinaan taulukkoja käytetään tekstin ryhmittelyyn, vaikka taulukossa olevilla asioilla ei ole selkeää vertailusuhdetta. Kannattaa pohtia, olisiko taulukon tilalla parempi käyttää luetteloita. Jos taulukon käyttöön ei ole hyvää syytä, ryhmittele asiat mieluummin palstojen tai luetteloiden avulla.

Yritä tehdä tekstin asettelut Wordin tyylien avulla. Käytä taulukkoa tekstin asetteluun vain, jos et voi ratkaista asettelua minkään tyylin avulla. Word ei ole täydellinen ohjelma saavutettavan sisällön tuottamiseen, joten jossain tapauksissa kompromisseja on tehtävä.

Sopivien otsikkotasojen valitseminen

Www-sivulla olisi hyvä olla vain yksi pääotsikko eli h1-tason otsikko. Lyhyissä Word-tiedostoissa kannattaa noudattaa samaa periaatetta eli merkata tiedoston pääotsikko otsikkotasolle 1 ja muissa otsikoissa käyttää otsikkotasoja 2 ja tarvittaessa muitakin. Pitkissä asiakirjoissa, joissa on paljon otsikoita ja sisällysluettelo, voi käyttää lukujen tai vastaavien pääosien otsikkoina otsikkotasoa 1. Tämä helpottaa sisällysluettelon tekemistä, kun ei tarvitse muokata sisällysluetteloon valittavia otsikkotasoja.

Word-ohjelmassa on auki Siirtyminen-ikkuna, jossa asiakirjan otsikkotaso 1 näkyy vasemmalla ja alaotsikot sisennettyinä oikealle päin.

Word-tiedostossa käytetyt otsikkotasot voi tarkistaa visuaalisesti siirtymisruudun avulla. Siirtymisruudun saa näkyviin Näytä-välilehdeltä kohdasta Näytä.

Monikielisyys

Toisinaan organisaatiot julkaisevat monikielisiä tiedostoja. Kannattaa kuitenkin miettiä, onko monikielinen julkaisu verkossa toimiva. Painetussa julkaisussa on helpompi ohittaa erikieliset osuudet, mutta esimerkiksi pdf-tiedostossa selailu on hankalampaa. Erikieliset osuudet on tiedostoissa merkittävä eli jos esimerkiksi pääkielen suomen lisäksi tiedostossa käytetään ruotsia, pitää ruotsinkieliset osuudet merkitä. Jos erikielisiä osuuksia on runsaasti, voi pohtia, olisivatko yksikieliset versiot helpommin tehtävissä ja luettavissa.

Word-tiedostossa on maalattuna ruotsinkielinen teksti ja sille määritetään Kieli-ikkunassa kieleksi ruotsi (Suomi).

Jos Wordin automaattinen kielentarkistus ei tunnista kieltä, kielen voi itse määrittää merkkaamalla tekstin ja valitsemalla oikean kielen Tarkista-välilehden Kieli: Määritä tekstintarkistuskieli-toiminnon avulla.

PowerPoint-asiakirjojen sudenkuoppia

Tavanomaiset, suullisen esityksen tukena tai vastaavassa tarkoituksessa käytetyt PowerPoint-esitykset ovat usein verrattain yksinkertaisia. Niiden tekeminen saavutettavaksi on melko helppoa, kun noudattaa ohjeita ja käyttää ohjelman työkaluja sekä tarkistaa esityksen saavutettavuuden ennen julkaisua.

Yleisimmät saavutettavuuden vaaranpaikat PowerPointissa liittyvät kuvien, värien, muotojen ja tehosteiden käyttöön. Myös niistä saa saavutettavia, kunhan tietää mitä tekee. Erityisesti välkkyviä tehosteita ja animaatioita kannattaa välttää: ne tekevät esityksestä vaikeaselkoisen, ja erityisesti välkyntä voi jopa aiheuttaa sairauskohtauksia. Jos esityksessä on video- tai ääniupotuksia, pidä huoli, että niille on tekstitys tai tekstivastine.

Huomioi värit ja kontrastit

Värien käyttöä säädellään kolmessa WCAG 2.1 -onnistumiskriteerissä. Kriteerin WCAG 1.4.1 Värien käyttö mukaan tietoa ei tule välittää pelkästään väreillä. Jos esitys sisältää esimerkiksi pylväs- tai piirakkakaavioita, muista siis erottaa alueet toisistaan muutenkin kuin värein, esimerkiksi pintakuvioinnilla tai yhdistämällä selitetekstin heti alueen viereen.

Värien käytössä tulee myös huomioida kontrastit (WCAG 1.4.3 Kontrasti, 1.4.11 Ei-tekstimuotoisen sisällön kontrasti), eli vierekkäisten värien vaaleimman kohdan tummuusero. Ero ilmaistaan suhdelukuna. Suurin kontrasti on mustan ja valkoisen välillä, 21:1. WCAG-kriteerien mukaan tavallisen tekstin ja taustan kontrastin tulee olla vähintään 4,5:1, suurikokoisen tekstin ja taustan sekä esimerkiksi grafiikan osien välillä riittää suhde 3:1.

Kontrastia ei tarvitse, eikä kannatakaan arvioida silmämääräisesti, vaan hyödyntää esimerkiksi verkosta löytyviä laskimia. Kontrastin laskemista varten tarvitsee yleensä värin HEX- tai RGB-arvon. PowerPointin värityökalujen avulla on helppo selvittää värin RGB-luku.

Jos olet epävarma värien erottuvuudesta, nopea konsti selvittää asia on muuttaa esitys mustavalkoiseksi tai harmaasävyiseksi. Jos eri värit eivät erotu toisistaan, niiden kontrasti on liian pieni.

Kuvioiden ja muotojen hyödyntäminen

PowerPointissa on tekstin ja kuvien lisäksi mahdollista käyttää erilaisia muotoja ja muita Piirto-työkalun ominaisuuksia. Näiden avulla tehdään usein esimerkiksi kaavioita tai miellekarttoja. On hyvä tietää, että kukin kuvioelementti (nuolet, ympyrät, suorakulmiot yms.) rinnastuu PowerPointissa kuvaksi. Ne on siis merkittävä koristeellisiksi (tuoreimmat ohjelmaversiot) tai niille tulisi olla vaihtoehtoinen teksti.

Vaihtoehtoinen teksti -ikkunassa kerrotaan: Koristeluksi merkitystä sisällöstä ei anneta näytönlukuohjelmille kuvausta.

Office 365 PowerPointissa on mahdollista merkitä kuva koristeelliseksi. Merkitseminen tehdään Vaihtoehtoinen teksti -ikkunassa valitsemalla valinta Merkitse koristeelliseksi.

Jos kuvio, vaikkapa organisaatiokaavio, koostuu monista elementeistä, hyvä keino välttää jokaisen elementin käsittely erikseen on ryhmitellä kaikki elementit yhdeksi kuvaksi. Käytännössä ryhmitelty osio kannattaa vielä tallentaa kuvana, ja antaa tälle kuvalle sitten vaihtoehtoinen teksti. Pelkkä ryhmittely saattaa pdf-muunnossa aiheuttaa sen, että vaikka kuvio pysyisi ”yhtenä” PowerPointissa, syntyy pdf-tiedostoon ylimääräisiä koodauksia.

Viimeisimpänä mahdollisesti saavutettavuuspulmia aiheuttavana asiana mainittakoon vielä tiedoston muuntaminen pdf-muotoon. Tällä hetkellä muunnos ei kaikissa PowerPoint-versioissa suju aivan kitkattomasti, vaan esimerkiksi taustaan viedyistä kuvioelementeistä (väripalkit, logot) saattaa syntyä pdf:ään tarpeettomia koodauksia. Jos mahdollista, lopullisen pdf-tiedoston saavutettavuus olisi hyvä tarkistaa erikseen.

PDF:ien pulmia

Pdf-tiedostot ovat yleisimpiä verkkosivuilta ladattavia tiedostoja. Kuten kirjoitussarjan edellisessä osassa todettiin, niissä on saavutettavuuden kannalta ongelmia. Pdf-tiedostoja kannattaakin käyttää vain perustelluista syistä, yleisimmin painettavien tai tulostettavien tiedostojen jakeluun tai arkistointiformaattina. Jos mahdollista, tulisi sisältö tarjota mieluummin verkkosivuna.

Yksinkertaiset, sinänsä saavutettavuusvaatimusten mukaisetkaan pdf-tiedostot eivät välttämättä ole kaikille saavutettavia. Ne on usein muotoiltu A4-sivun tapaan eikä käyttäjä pysty helposti vaikuttamaan itse esimerkiksi väreihin, kontrasteihin tai fontin kokoon. Etenkin pieneltä mobiilinäytöltä pdf-tiedoston lukeminen voi olla mahdotonta.

Koodaukset kuntoon

Saavutettavassa pdf-tiedostossa tekstin tulisi olla aitoa tekstiä, ei esimerkiksi skannattua. Skannattuun dokumenttiin kannattaa ainakin tehdä OCR-tunnistus. Jotta tiedosto olisi ymmärrettävä kaikille, sisällöt tulisi olla koodattu eli eri sisältötyypit, kuten otsikot, listat, taulukot ja leipätekstikappaleet merkitty vastaavilla koodauksilla. Apuvälineet tutkivat koodia ja kertovat niiden perusteella käyttäjälle sisällöstä.

Puuttuvat tai virheelliset koodaukset ovatkin yleisimpiä pdf-tiedostojen saavutettavuuspuutteista. Ongelmat voi korjata muokkaamalla alkuperäistä lähdetiedostoa, esim. Word-tiedostoa, ja tekemällä muunnoksen pdf-muotoon uudestaan. Jos alkuperäistä tiedostoa ei voi käyttää, pdf-tiedostoa voi korjata Adobe Acrobat Pro/DC -ohjelmassa.

Usein saavutettavuusongelmia pdf-tiedostoihin syntyy myös siksi, että lähdetiedostossa on:

  • monimutkaisia kaavioita tai infograafeja
  • ylä- tai alatunnisteita
  • laajoja taulukoita
  • virheellisesti toteutettuja ala- tai loppuviitteitä
  • kuvioita ja elementtejä, joita ei ole merkitty koristeellisiksi
  • väärin määritelty lukemisjärjestys
  • lomakekenttiä, joita ei ole käsitelty oikein.

Mistä PDF-ongelmat voivat johtua?

Pdf-tiedoston saavutettavuus voi olla puutteellista monesta syystä. Usein ongelma on jo lähdetiedostossa, esimerkiksi siinä, että Word-asiakirjassa ei ole käytetty tyylejä otsikkotasojen määrittelyyn tai kuville ei ole muistettu antaa vaihtoehtoista kuvausta.

Toinen yleinen vaaranpaikka on muunnoksessa lähdetiedostosta pdf-tiedostoksi: etenkin valinta ”Tulosta pdf” tuottaa saavuttamattoman lopputuloksen. Toisinaan ongelmia voi aiheutua siitä, että ohjelmiin on tullut päivityksiä tai muutoksia. Nämä ongelmat korjataan yleensä nopeasti. Toisinaan pdf-muunnoksessa käytetään apuna ulkopuolisia muuntimia tai erilaisia ohjelmien lisäosia. Näiden tuottamat pdf-tiedostot eivät välttämättä ole saavutettavia. Jos käytät muunnokseen muita kuin ohjelmien omaa vie-toimintoa tai Adobe Acrobat -lisäosaa, varmista aina, että lopputulos on saavutettava.

Pdf-tiedoston saavutettavuutta voi heikentää myös pdf-tiedoston käsittelyssä. Adobe Acrobat Pro/DC sisältää paljon hyviä ominaisuuksia ja työkaluja. On kuitenkin tärkeää tehdä työvaiheet juuri tietyssä järjestyksessä, jotta lopputulos on toimiva. Esimerkiksi lukemisjärjestyksen korjaaminen saattaa sotkea koodimerkinnät, jolloin tuloksena onkin vähemmän saavutettava pdf.

Tunne työkalusi ja suosi yksinkertaista

Kaikkia mahdollisia tiedostojen saavutettavuuspulmia on mahdotonta eritellä yhdessä tekstissä. Varmimmilla vesillä pysyy, kun opettelee käyttämään tarvitsemiaan ohjelmia hyvin ja tietää, miten ohjelmien työkaluja ja ominaisuuksia kannattaa hyödyntää. Mitä selkeämpänä ja yksinkertaisempana tiedoston onnistuu pitämään, sitä saavutettavampi se myös yleensä on.

Jos sisältöjen muotoiluja määräävät esimerkiksi organisaation asiakirjapohjat, arkistoinnin vaatimukset tai muut määrittelyt, on hyvä selvittää koko organisaation tasolla, kuinka nämä toimivat saavutettavuusvaatimusten kanssa yhteen ja tarvittaessa päivittää asiakirjapohjia tai ohjeistusta.

Ohjelmia myös kehitetään jatkuvasti. Mahdollisuuksien mukaan kannattaa suosia tuoreimpia ohjelmaversioita ja tutustua ohjelmien uusiin ominaisuuksiin. Saavutettavien sisältöjen tuottaminen vaatii valmiutta päivittää omaa osaamista tarvittaessa.

Katso myös nämä

2/3: Kuinka tehdä saavutettavia tiedostoja: perusteet

Lue edellinen

Miten tilataan saavutettavat verkkosivut?

Lue seuraava